どこでも連絡帳を利用する際には、運用ポリシー及び各書式を必ずご確認ください。その後で、「利用申込書」と「施設又は組織誓約書」にご記入の上、どこでも連絡帳事務局まで送付してください。
どこでも連絡帳 運用ポリシー及び各書式（平成29年2月27日現在）
どこでも連絡帳 運用ポリシー（2017/2/24版）（PDFファイル )
各様式
１）利用申込書（別紙様式1）PDFファイル
２）施設又は組織誓約書（別紙様式2） PDFファイル
３）従事者登録変更通知書（別紙様式3） PDFファイル
４）業務情報保持に関する誓約書（別紙様式4）PDFファイル
５）個人情報使用同意書（別紙様式5） PDFファイル
６）管理台帳の内容 PDFファイル
７）どこでも連絡帳利用上の留意事項 PDFファイル
どこでも連絡帳利用開始には、どこでも連絡帳事務局への登録が必須です。
利用を開始するには
下記の登録申請に関しての留意事項を確認された上で、下記「利用申込書」と「施設又は組織誓約書」をダウンロードしご記入のうえ、どこでも連絡帳事務局へ送付願います。（郵送・FAX・メール等）
◆利用申込書（別紙様式1）PDFファイル
◆２）施設又は組織誓約書（別紙様式2） PDFファイル
送付先は以下の通りです。
FAX：028-624-5988
MAIL：dokodemo@tochigi-med.or.jp
〒320-8503
栃木県宇都宮市駒生町3337-1
とちぎ健康の森４階（栃木県医師会内）
スタッフを追加登録するには
すでに登録済みの施設において、スタッフの追加登録をしたい場合は、
１）下記の説明書に従い、各施設の管理者が、自分で追加登録を行ってください、
●MCS管理者向け自施設スタッフ追加登録方法PDFファイル
２）追加登録したスタッフについて、どこでも連絡帳従事者登録変更通知書を「どこでも連絡帳」事務局へ送ってください
●従事者登録変更通知書（別紙様式3） PDFファイル
登録申請に際しての留意事項
どこでも連絡帳をご利用いただくに際し、以下の点にご留意願います。
・申請は個別のメールアドレスをご用意ください。（１人１メールアドレス）
・施設の代表や医局、部署のメールアドレス等、複数人が現在及び今後共同で使用するメールアドレスでは登録不可です。また、プライベート用のメールアドレスの使用も避けてください。
無料で取得できるメールアドレスでも結構ですので、メールアドレスを取得してください。
・管理者権限（新規スタッフ招待、患者登録、グループ作成等の権限）を設定する方を１施設に１名以上お選びください。
利用機器（パソコン、タブレット、スマホ）とパスワードについて
・施設の管理者は、「どこでも連絡帳」を利用するスタッフと利用機器について把握し、台帳に記載して、適正に利用されているか確認をしてください。
・個人持ちの機器はできるだけ避けて、所属施設の機器をお使いください。個人持ちの機器を使う場合は、最大限の安全対策（厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第4.3 版」「6.9 情報及び情報機器の持ち出しについて」の規定に従う）を行ってください。
・安全対策を行っていない機器は、施設のものでも、個人持ちのものでは、利用しないでください。
・OS、ブラウザは、最新のものにして、ウイルス対策ソフトを導入してください。ファイル交換ソフトはインストールしないでください。
・「どこでも連絡帳」（メディカルケアステーション）のパスワードは、保存しないでください。パスワードは、2回月に一度、変更してください。
・機器を起動する際のパスワード（画面ロック）は、8文字以上の英数字混じりのものに設定してください。
・機器を他者（自分の家族も含む）に渡す（機種変更する、譲渡する、リースを終えて返却するなど)場合には、必ず、内容を徹底的に消去し、他者が「どこでも連絡帳」を利用したり、機器内に残っているデータが閲覧できないようにしてください。
利用機器の紛失・盗難の際の対応
・直ちに、他の機器を使い、メディカルケアステーションにアクセスし、自分のパスワードを変更してください。
・直ちに、どこでも連絡帳事務局に、詳しい状況を電話やメールで通知してください。
必要により、どこでも連絡帳事務局から運営会社である日本エンブレース社に連絡し、その利用者の利用を一時停止してもらいます。
・直ちに、機器の携帯電話会社に連絡し、可能なら、機器のリモートロックなどの処置をしてもらってください。
他の連携方法との使い分けや併用
「どこでも連絡帳」は連携手段の一つであり、万能ではありません。必ず、状況に応じて、他の連携方法との使い分けや併用をしてください。
・急ぐ場合は、電話で連絡を。
・規則上、文書が必要な場合は、紙の文書を。
・デリケートな内容の場合は、対面で。
など。
「どこでも連絡帳」で利用するスマホ・タブレットのセキュリティ対策
盗難・紛失対策
１）メディカルケアステーションのパスワードは保存しない
２）パスワードで、画面をロックする（８桁以上の英数字＆記号の組み合わせで）
アンドロイドとiPhoneでの設定の方法は、以下を参照してください。
被害に遭う前に！スマホユーザーが今すべきセキュリティ対策 2.2画面をロックする
３）携帯電話会社のリモートロックやデータの強制消去サービスを利用する
ウイルス感染対策
１）OSやアプリは常に最新の状態にアップデートする
２）不要なアプリはインストールしない
３）アプリは信頼できる場所（メーカーやキャリアが用意する正規のアプリケーション・ストア）からインストールする
Android端末の設定画面で「提供元不明のアプリ」という項目のチェックを外しておく
４）Android端末では、アプリをインストールする際にアクセス許可を確認する
不自然なアクセス許可や疑問に思うアクセス許可を求められた場合には、そのアプリのインストールを中止
５）メールの添付ファイル、URLリンクを不用意に開かない
６）セキュリティソフトを導入する。携帯電話会社のセキュリティ対策サービスを利用する
情報漏洩対策
１）安全な回線（携帯電話の回線や施設内の無線LAN）を使う。街中などの無線LANスポット（Wi-Fi環境）は利用しない
２）許可されたスタッフ以外とは、機器の共有をしない（自分の家族にも使わせない）
参考資料
独立行政法人情報処理推進機構 技術本部 セキュリティセンター
スマートフォンのセキュリティ<危険回避>対策のしおり（第2版）PDF（1.2MB）
～便利な道具 スマートフォン 安全・安心利用のためのセキュリティ対策で危険回避!!～
https://www.ipa.go.jp/security/antivirus/documents/08_smartphone.pdf
