運用ポリシー・各種文書
● どこでも連絡帳 運用ポリシー（2017/7/26版）PDFファイル
●患者タイムライン登録作業・同意書に関する細則（PDFファイル）
１）利用申込書（別紙様式1）・登録申請書 PDFファイル
２）施設又は組織誓約書（別紙様式2）PDFファイル
３）従事者登録変更通知書（別紙様式3）PDFファイル
４）業務情報保持に関する誓約書（別紙様式4）PDFファイル
５）個人情報使用同意書（別紙様式5）PDFファイル
６）管理台帳の内容 PDFファイル
７）どこでも連絡帳利用上の留意事項（2018年4月25日更新） PDFファイル
運用ポリシー・各文書更新の履歴
【平成30年4月25日】どこでも連絡帳利用上の留意事項の一部追加・参考資料の更新
・以下の赤字の部分を追加しました。
６）ウイルス対策ソフトや不要な通信を遮断するファイヤーウォールソフト等などの
セキュリティソフトを導入する。携帯電話会社のセキュリティ対策サービスを利用する。
３）無線LANを利用する場合、親機やサービスの設定として、SSIDをステルス設定（自分の存在を知らせるためのビーコン信号を停止させ、見えなくなる設定。機器の使用説明書を参照）にする。
・参考資料「厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」の該当部分を、4.3版から5版に更新しました。
【平成30年3月22日】細則の追加
【平成30年3月22日】どこでも連絡帳における MCS患者タイムライン登録作業と同意書取得に関する細則を追加しました。
患者タイムライン登録作業・同意書に関する細則（PDFファイル）
「患者タイムラインの管理を主治医の指示を受けた多職種が行う」の具体的な内容
主治医の要望から始まる場合
・主治医が、登録する患者と、その患者タイムラインに参加する多職種を、他の人（自分の施設のスタッフ、ケアマネージャー、訪問看護ステーションのスタッフなど）に、MCSの「つながり」機能やFAXなどの安全な連絡手段を使い伝達して、その人が、MCSでの管理者となり、作業を行う。主治医は、その患者タイムラインに参加する。
主治医以外の要望から始まる場合
・主治医以外の人が、「MCSに登録したい患者」とその患者タイムラインに「参加させたい多職種」を、主治医に、安全な連絡手段を使い伝達して、主治医が了承した場合は、その主治医以外の人がMCSでの管理作業を行うことができる。主治医は、その患者タイムラインに参加する。
同意書の取得方法
・原則：主治医が取得する
・主治医以外の取得
主治医からの依頼に基づき、他の職種が、「主治医の代理」として、同意書を取得する。その場合、同意書のコピーを、主治医に送り、主治医も保管する
【平成29年7月26日】運用ポリシーの追加
2017年7月26日 運用ポリシーに、BYOD を認める場合の管理者遵守事項として、以下を追加しました。
BYOD を認める場合、管理者は下記を遵守すること。
・利用者に対し、端末やOS 等に応じて推奨されている適切な方法により、アプリケーションをインストールするよう指導すること。
・アプリケーション等の脆弱性に関する情報を収集し、利用者が脆弱性の明らかになったアプリケーションを使用していないか、定期的に確認すること。
2017年2月24日 運用ポリシーを一部改定し、以下を追加しました。
（災害時連絡手段としての活用）
第27 条 災害時には、人の生命の保護を優先する観点から、「どこでも連絡帳」を災害時連絡手段として利用するために、各施設の管理台帳に記載していない端末の使用を特別に許可する
どこでも連絡帳 運用ポリシーのポイント
(本ポリシーの目的)
第１条 この運用ポリシーは、栃木県統一医介連携ネットワークシステム「どこでも連絡帳」（以下、どこでも連絡帳と略）において、使用されるICTシステム、機器及び運用に必要な仕組み全般について、その取扱い及び管理に関する事項を定め、どこでも連絡帳の適正利用に資することを目的とする。
（どこでも連絡帳の目的）
第２条 どこでも連絡帳の目的は、地域包括ケアに関わる多職種及び患者・家族の間で、ICTを用いたコミュニケーションを行うことで、人と人の連携を深め、地域の医療・看護・介護の質を向上させ、安全性を高め、最終的には、地域包括ケアシステムの構築と発展に貢献することである。
（使用ICTシステム）
第３条 どこでも連絡帳では、ICTシステムとして、(株)日本エンブレースが運営する完全非公開型医療介護専用SNS「メディカルケアステーション」（以下、MCSと略）を使用する。
（どこでも連絡帳の位置付け）
第４条 どこでも連絡帳はコミュニケーションのための連絡手段であり、診療・看護・介護等の記録ではない。どこでも連絡帳は、「顔の見える関係」を基盤とした上で、従来の連絡手段を補完・補強する形で利用する。
（他の連絡手段との使い分け）
第５条 状況に応じて、電話、FAX、面談など他の連絡手段との使い分けや併用を行う。特に、緊急の用件では、どこでも連絡帳のみの連絡は行わないで、電話を利用する。
（運営）
第６条 どこでも連絡帳の運営は、一般社団法人栃木県医師会内部に置く「どこでも連絡帳運営委員会」が行う。
（事務局）
第７条 どこでも連絡帳事務局は、一般社団法人栃木県医師会事務局内部に置く。
（利用の対象者）
第８条 １）栃木県内の地域包括ケアに関係する施設・組織に属する者。
２）１）栃木県内の利用者が地域包括ケアを行う上で関わりがある栃木県外の地域包括ケアに関係する施設・組織に属する者。
（法令及びガイドライン）
第９条 利用者は、刑法、保健師助産師看護師法、個人情報保護法等の各種法令を遵守し、以下のガイドラインを十分理解したうえで、どこでも連絡帳を利用することとする。
・厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン 最新版
・厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 最新版
・一般社団法人保健医療福祉情報安全管理適合性評価協会 医療情報連携において、SNSを利用する際に気を付けるべき事項 最新版
（目的外使用の禁止）
第10条 どこでも連絡帳を本運用ポリシーで定めた目的以外に使用することを禁止する。
（利用者への注意、指導）
第11条 どこでも連絡帳運営委員会は、本運用ポリシー、法令及び公序良俗等に反する利用をしたと判断した利用者に対し、注意や指導を行うことができる。
